Automatyzacja przetwarzania faktur
Większość firm traci kilkanaście godzin miesięcznie na ręczne przepisywanie danych z faktur, poprawianie błędów i szukanie dokumentów w skrzynce mailowej. Klienci Docozia opisują, co zmieniło się po wdrożeniu automatyzacji - konkretnie, bez upiększeń.
Agnieszka Wierzbicka
Kierownik finansowy · firma produkcyjna, Łódź
Przed wdrożeniem mój zespół spędzał każdy wtorek na przepisywaniu faktur z PDF-ów do arkusza. Zdarzały się literówki w numerach NIP, które wychodziły dopiero przy rozliczeniu VAT. Teraz dane trafiają do systemu automatycznie, a my sprawdzamy tylko wyjątki - czyli dokumenty, których oprogramowanie nie rozpoznało jednoznacznie.
Wdrożenie trwało 5 tygodni. Specjalista Docozia był dostępny przez cały czas - odpowiadał na pytania, dostosowywał konfigurację do naszego układu kont. Nie było momentu, żebyśmy zostali sami z problemem.
Bartłomiej Ostrowski
Właściciel · biuro rachunkowe, Gdańsk
Obsługuję kilkadziesiąt firm. Każda ma inny układ faktur, inne formaty, inne nazwy kolumn w plikach eksportowych. Próbowałem wcześniej gotowych narzędzi - albo były zbyt sztywne, albo wymagały osobnego oprogramowania po stronie klienta. Docozia podeszła do tego inaczej: najpierw zebrała próbki dokumentów od moich klientów, potem zaprojektowała przepływ pod te konkretne przypadki.
Teraz faktury od klientów trafiają do jednej kolejki, są rozpoznawane i przypisywane automatycznie. Czas obsługi jednej faktury skrócił się z kilku minut do sekund przy dokumentach standardowych.
Dorota Kędzierska
Dyrektor operacyjny · sieć sklepów, Kraków
Mieliśmy problem z fakturami od dostawców zagranicznych - różne waluty, różne formaty dat, różne miejsca logo i numeru dokumentu. Ręczne przetwarzanie generowało błędy, a poprawki zajmowały czas, którego nie mieliśmy. Docozia skonfigurowała rozpoznawanie dla każdego z naszych dostawców osobno.
Pierwsze tygodnie po wdrożeniu to był etap uczenia się systemu na naszych danych. Specjalista monitorował wyniki i korygował reguły. Po miesiącu system działał stabilnie bez naszej ingerencji.
Każde wdrożenie zaczyna się od analizy dokumentów, które firma już przetwarza. Nie ma jednego szablonu - konfiguracja powstaje pod konkretny zestaw formatów i systemów księgowych.
Analiza próbek dokumentów
Klient przesyła faktury z ostatnich miesięcy. Specjalista identyfikuje powtarzające się formaty i przypadki wyjątkowe, które wymagają osobnych reguł.
Projekt przepływu danych
Ustalamy, skąd trafiają faktury, gdzie mają trafić dane i co powinno się dziać z dokumentami nierozpoznanymi. Wszystko dopasowane do istniejącej infrastruktury.
Wdrożenie i testy na żywych danych
System uruchamiamy równolegle z dotychczasowym procesem. Przez pierwsze tygodnie porównujemy wyniki i korygujemy reguły rozpoznawania.
Przekazanie i wsparcie po wdrożeniu
Klient otrzymuje dokumentację i kontakt do specjalisty. Zmiany w układzie faktur od dostawców można zgłaszać - system jest aktualizowany na bieżąco.
OBSŁUGA ZDALNA
Wszystkie etapy realizujemy zdalnie. Klienci z Wrocławia, Białegostoku czy Rzeszowa przechodzą przez ten sam proces co firmy z Warszawy - bez konieczności spotkań stacjonarnych. Dostęp do specjalisty przez cały czas trwania projektu.