Infografiki - Docozia

Faktura w liczbach i danych

Przetwarzanie faktur to jeden z tych procesów, które pochłaniają czas nieproporcjonalnie do swojej pozornej prostoty. Poniższe dane pokazują, gdzie czas i pieniądze znikają w tradycyjnym obiegu dokumentów - i co zmienia automatyzacja.

14 dni średni czas obiegu faktury
w firmach bez automatyzacji

68 zł koszt ręcznego przetworzenia
jednej faktury

Specjalista analizujący dane z faktur na ekranie komputera

Dane procesowe

Gdzie tracisz czas na fakturach

82%

Faktury nadal wprowadzane ręcznie

Większość polskich firm przetwarza faktury przez przepisywanie danych między systemami. Błędy transkrypcji generują korekty, które zajmują więcej czasu niż pierwotne wprowadzanie.

DANE WEJŚCIOWE

3,2 h

Czas trwania jednego cyklu akceptacji

Przy ścieżce akceptacji przez dwie osoby i brak systemu powiadomień - faktura czeka w skrzynce mailowej średnio ponad trzy godziny robocze.

AKCEPTACJA

1 na 5

Faktura zawiera błąd wymagający kontaktu z dostawcą

Niezgodności w numerach zamówień, kwotach VAT lub danych adresowych. Każda wymaga osobnego kontaktu, odpowiedzi i ponownego przetworzenia.

BŁĘDY

do 91%

Redukcja czasu przetwarzania po wdrożeniu automatyzacji

Firmy, które przeszły na automatyczne rozpoznawanie dokumentów i zintegrowany obieg akceptacji, skracają czas od wpłynięcia faktury do jej księgowania z kilkunastu dni do kilku godzin. Efekt nie pojawia się natychmiast - pierwsze tygodnie to kalibracja modeli i dostosowanie reguł biznesowych do specyfiki firmy.

WYNIK AUTOMATYZACJI

01 Odbiór dokumentu E-mail, EDI, skan - system rozpoznaje format i kieruje do właściwej ścieżki.

02 Ekstrakcja danych OCR z walidacją pól - NIP, kwota, data, numer zamówienia.

03 Weryfikacja zgodności Porównanie z zamówieniem zakupu i umową ramową w ERP.

04 Ścieżka akceptacji Automatyczne powiadomienia, limity kwotowe, eskalacja przy braku odpowiedzi.

05 Zapis w systemie Zaksięgowanie, archiwizacja zgodna z wymogami KAS, dostępność w audycie.

Chcesz zobaczyć, jak wygląda wdrożenie w praktyce dla firmy z Twojej branży? Opisz sytuację - odpowiemy bez ogólników.

Napisz do nas