Różne systemy ERP
Praca odbywa się z tym, co firma już posiada - SAP, Comarch, Symfonia, własne rozwiązania. Nie wymaga się wymiany infrastruktury przed startem.
Docozia - automatyzacja faktur
Faktury bez ręcznej pracy
Przetwarzanie dokumentów finansowych zajmuje czas, który można przeznaczyć na coś istotniejszego. Docozia pomaga firmom zautomatyzować ten proces w sposób dopasowany do ich rzeczywistych warunków.
Elastyczność metody
Każde środowisko jest inne
Różne formaty dokumentów
Faktury papierowe, PDF, e-mail, EDI - każdy z tych kanałów wejściowych jest obsługiwany i może być włączony do jednego procesu.
Zmienne wolumeny
Sezonowe skoki liczby dokumentów nie wymagają zatrudniania dodatkowych osób. Proces skaluje się z obciążeniem, nie odwrotnie.
Wyjątki i odstępstwa
Każda firma ma dokumenty, które nie pasują do standardu. Sposób obsługi wyjątków jest projektowany razem z klientem, nie narzucany z góry.
Co ta praca faktycznie wymaga
Automatyzacja nie dzieje się sama. Przed wdrożeniem potrzebny jest czas na zrozumienie tego, jak dokumenty przepływają przez firmę - od momentu wpłynięcia faktury do jej zaksięgowania. Ten etap trwa od jednego do kilku tygodni, zależnie od złożoności procesów.
Wdrożenie wymaga aktywnego udziału osoby po stronie klienta. Nie chodzi o pełne zaangażowanie całego działu - wystarczy jeden punkt kontaktowy z uprawnieniami decyzyjnymi i dostępem do danych.
- Regularne spotkania robocze w pierwszych tygodniach projektu
- Dostęp do próbki rzeczywistych dokumentów do analizy
- Gotowość do weryfikacji wyników przed uruchomieniem produkcyjnym
Kiedy firma jest gotowa na ten krok
Nie każda organizacja jest w tym samym miejscu. Poniżej trzy warunki, które - gdy są spełnione - sprawiają, że wdrożenie przebiega sprawnie i przynosi konkretne efekty.
01
Powtarzalny problem
Przetwarzanie faktur zajmuje regularnie więcej czasu niż powinno - nie dlatego, że zdarzyło się to raz, ale dlatego, że tak działa ten proces od dłuższego czasu.
02
Dane są dostępne
Firma posiada dostęp do historycznych faktur i może je udostępnić do analizy. Bez próbki dokumentów nie da się zaprojektować niczego sensownego.
03
Jest ktoś decyzyjny
Istnieje osoba, która może zatwierdzać zmiany w procesie i ma kontakt z działem IT lub dostawcą systemu księgowego. Bez tego wdrożenie się zatrzymuje na etapie integracji.
Co zmienia się po wdrożeniu
Pierwsza różnica, którą zauważają klienci, dotyczy czasu - dokumenty przestają czekać w kolejce. Ale to nie jest jedyna zmiana.
Faktury trafiają do systemu bez ręcznego przepisywania danych. Błędy wynikające z pomyłek przy wpisywaniu przestają się zdarzać.
Proces staje się mierzalny - wiadomo, ile dokumentów wpłynęło, ile zostało przetworzonych, ile czeka na wyjaśnienie.
Pracownicy działu finansowego przestają wykonywać czynności, które można opisać jako mechaniczne przepisywanie. Czas ten jest dostępny na pracę wymagającą oceny.
Wzrost liczby dokumentów nie powoduje proporcjonalnego wzrostu nakładu pracy. Firma może obsłużyć więcej bez zwiększania zespołu.
Doświadczenia klientów
Na początku byłam sceptyczna co do tego, ile da się zautomatyzować przy naszej specyfice - mamy faktury w kilku językach i różnych formatach. Okazało się, że to nie był problem. Zajęło trochę czasu, żeby to dobrze skonfigurować, ale po uruchomieniu przestałam myśleć o tym procesie.
Dyrektor finansowa, firma importowa
Mieliśmy problem z fakturami od podwykonawców - każdy wystawiał je inaczej. Ręczna weryfikacja zajmowała dużo czasu. Po wdrożeniu ten etap jest znacznie krótszy, choć nadal wymaga spojrzenia człowieka przy wyjątkach. Tego się spodziewałem i tak zostało to zaprojektowane.
Kierownik operacyjny, firma budowlana
Zaczęliśmy od jednego działu jako pilotaż. Po trzech miesiącach rozszerzyliśmy na całą organizację. Nie było presji - tempo wdrożenia ustaliliśmy sami. To było ważne, bo nasz dział IT ma ograniczone zasoby.
Prezes zarządu, spółka produkcyjna
Przez długi czas odkładaliśmy temat, bo wydawało się, że to projekt na wiele miesięcy i duże zasoby. W praktyce pierwsze efekty zobaczyliśmy po kilku tygodniach od pierwszego spotkania. Oczywiście nie wszystko działa idealnie od razu - były iteracje, poprawki, kilka rzeczy wymagało dostosowania. Ale nie było momentu, w którym żałowałbym decyzji.
CFO, sieć handlowa
Co klienci opisują najczęściej
Nie mówią o technologii. Mówią o tym, że przestali myśleć o tym procesie - że stał się niewidoczny. To jest ten moment, w którym automatyzacja działa tak jak powinna.
Sytuacje, w których to działa
Automatyzacja faktur nie jest rozwiązaniem dla jednej branży ani jednej skali działania. Poniżej przykłady rzeczywistych kontekstów, w których ten rodzaj pracy przynosi wymierne efekty.
Duża liczba dostawców
Firmy współpracujące z dziesiątkami lub setkami dostawców otrzymują faktury w różnych formatach. Ujednolicenie i automatyczne przetwarzanie eliminuje chaos przy weryfikacji.
Wzrost bez skalowania zespołu
Gdy firma rośnie, ale nie chce proporcjonalnie zwiększać działu finansowego - automatyzacja pozwala obsłużyć większy wolumen tymi samymi zasobami ludzkimi.
Integracja między systemami
Dane z faktur muszą trafiać do kilku miejsc jednocześnie - ERP, system płatności, archiwum. Ręczne przepisywanie między systemami jest źródłem błędów i opóźnień.
Praca zdalna działu finansowego
Gdy zespół pracuje z różnych lokalizacji, fizyczne dokumenty stają się wąskim gardłem. Cyfrowy, zautomatyzowany przepływ faktur usuwa tę zależność od miejsca.
Nie wiesz, czy twoja sytuacja się kwalifikuje?
Większość firm, które zgłaszają się do Docozia, zaczyna od tego samego pytania. Odpowiedź wymaga rozmowy o konkretnych warunkach - nie ogólnych deklaracji. Strona kontaktowa zawiera formularz, przez który można opisać sytuację bez zobowiązań.
Napisz do nas